Guías de financiamiento de MCP

Cómo incluir su escuela en la ETPL para que los estudiantes reciban fondos de WIOA

Una guía de MCP para escuelas nuevas y existentes que exploran fondos para la fuerza laboral, elegibilidad de programas y preparación de solicitudes.

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Un futuro estudiante puede estar listo para inscribirse en su escuela, pero no poder pagar la matrícula. El financiamiento laboral puede ayudar a los estudiantes elegibles a superar ese obstáculo y ofrecer a su escuela otra forma de ayudar a quienes se preparan para una nueva carrera.

Un punto de partida importante es la Eligible Training Provider List, o ETPL.

Para los propietarios de escuelas, comprender este proceso implica responder varias preguntas prácticas: ¿Su programa reúne los requisitos? ¿Quién revisa su solicitud? ¿Qué documentación necesita? ¿Y qué responsabilidades tendrá tras la aprobación?

Esta guía explica cómo abordar esas preguntas y preparar su escuela para el siguiente paso.

Qué es realmente el ETPL

ETPL significa Lista de Proveedores de Capacitación Elegibles. Conforme al Título I de WIOA, cada estado mantiene una lista de proveedores y programas de capacitación elegibles que pueden recibir pagos mediante Cuentas de Capacitación Individual (ITA).

Así se relaciona con su escuela: un estudiante potencial visita un American Job Center, reúne los requisitos para recibir asistencia de capacitación y obtiene autorización para una Individual Training Account, o ITA. Esa cuenta puede ayudar a pagar un programa que cumpla los requisitos y figure en la ETPL estatal.

Para recibir pagos mediante esa ITA, su programa de capacitación específico debe figurar en la lista correspondiente. Que uno de sus programas esté incluido no significa que todos los cursos que ofrece su escuela sean automáticamente elegibles.

Para los propietarios de escuelas, la oportunidad es clara: participar puede permitir que los estudiantes que reúnen los requisitos accedan a tu capacitación con ayuda para pagar la matrícula.

Por qué la participación en ETPL es importante para su escuela

El costo de la matrícula puede determinar si alguien se inscribe, aplaza la capacitación o abandona la idea por completo.

Explorar el financiamiento para la fuerza laboral abre otra posible vía de inscripción para su escuela. También le brinda una oportunidad para presentar sus programas a los profesionales de empleo que ayudan a las personas a tomar decisiones sobre su carrera.

Para una escuela de salud con formación práctica, esto puede ayudarle a desarrollar una cantera local de talento. Para una escuela vocacional existente, puede formar parte de una estrategia más amplia de financiamiento e inscripción.

Sin embargo, prepare su presupuesto con expectativas realistas. La inclusión de su programa en la lista no debe considerarse una promesa de que habrá estudiantes financiados.

Empiece por la autorización de su escuela

Antes de preparar su solicitud, determine qué autorización necesitan su escuela y su programa para operar.

Según el estado, la institución y el modelo de capacitación, esto puede incluir una licencia escolar, la aprobación del programa o una exención reconocida. Obtenga la documentación que acredite su situación.

El permiso para operar y la elegibilidad para recibir fondos de capacitación laboral son decisiones independientes.

Organice las licencias, aprobaciones, determinaciones de exención y comunicaciones con las agencias que correspondan. Consulte con el revisor de programas de empleo qué documentos debe incluir con su solicitud.

Si va a abrir una escuela, resolver este tema desde el principio le ayudará a establecer el orden adecuado para las actividades de apertura.

Averigüe quién revisa su solicitud

Comience con la agencia estatal responsable de la fuerza laboral o la junta local de la fuerza laboral. Solicite las instrucciones vigentes para la solicitud de proveedor e identifique a la persona de contacto para sus preguntas.

Pregunte:

• ¿Dónde nos registramos como proveedor de capacitación?
• ¿Quién revisa nuestra escuela y nuestros programas?
• ¿Qué requisitos se aplican a un nuevo proveedor?
• ¿Qué criterios de demanda ocupacional debe cumplir nuestro programa?
• ¿Qué datos de los estudiantes y documentos de respaldo se requieren?
• ¿Cuáles son los plazos de revisión y presentación de informes?

Por ejemplo, California indica a los proveedores que se registren a través de CalJOBS. Las juntas locales de desarrollo de la fuerza laboral revisan las solicitudes de los proveedores, y quienes reciben la aprobación pueden presentar sus programas de capacitación para que se incluyan en la lista.

Conocer a quién contactar y cuál es el proceso le ayuda a preparar una solicitud que cumpla los requisitos reales.

Qué debe demostrar su escuela

Quienes evalúan la solicitud deben entender qué enseña su programa, por qué se necesita esa capacitación y cómo beneficiará a los estudiantes. Los requisitos varían, pero conviene prestar especial atención a estas cuatro áreas.

1. Su programa responde a la demanda laboral

Identifique la ocupación para la que prepara su programa a los estudiantes. Luego confirme si cumple los criterios estatales o locales aplicables para ocupaciones de alta demanda.

En el caso de un programa de asistencia dental, explique su relación con las oportunidades de empleo para asistentes dentales en el mercado al que presta servicios. Para un programa de asistencia médica, flebotomía u oficios especializados, establezca la misma relación con la ocupación prevista.

Recopile información pertinente sobre el mercado laboral y comentarios de empleadores. Consulte con el revisor qué códigos ocupacionales, listas de demanda y fuentes de respaldo corresponden.

Consejo de preparación de MCP: Compruebe si la ocupación cumple los requisitos antes de dedicar mucho tiempo a la solicitud. Su programa debe estar claramente vinculado con oportunidades de empleo que cumplan los requisitos.

2. Su capacitación conduce a resultados significativos

Explique qué puede lograr un estudiante al completar su programa.

Las directrices federales reconocen las vías que conducen a una credencial postsecundaria reconocida, al empleo o a un avance medible hacia una credencial o un empleo. Los requisitos de su estado determinan cómo se aplican esos resultados a su programa.

Distinga claramente entre:

• Un certificado de finalización emitido por su escuela
• Una certificación profesional otorgada por otra organización
• Elegibilidad para presentarse a un examen de certificación o licencia
• Preparación para trabajar en la ocupación prevista

No presente un certificado emitido por la escuela como si otorgara automáticamente el derecho a recibir fondos. Explique los requisitos adicionales que los graduados deben cumplir antes de trabajar o obtener una credencial.

Consejo de preparación de MCP: vincule el plan de estudios, la instrucción práctica, las evaluaciones y los resultados de los graduados. El evaluador debe poder entender cómo la capacitación prepara a los estudiantes para su siguiente paso.

3. Los empleadores respaldan la necesidad de su capacitación

Pregunte si su solicitud requiere cartas de empleadores, un comité asesor u otro tipo de participación de la industria. Estos requisitos varían según la ubicación.

Si solicita apoyo, obtenga información específica sobre:

• Puestos que los empleadores necesitan cubrir
• Habilidades que se esperan de los trabajadores principiantes
• Cómo aborda su programa esas competencias
• Posibles oportunidades de prácticas o contratación de graduados

Una carta que describa necesidades concretas de contratación es más útil que una declaración general a favor de la educación.

Consejo para prepararte para MCP: Empieza estas conversaciones cuanto antes. Los empleadores necesitan tiempo para revisar tu programa, darte su opinión y preparar la documentación.

4. La información de su programa está completa y es coherente

Prepare la información con los campos y las definiciones de la solicitud.

Su expediente de programa debe organizar lo siguiente:

• Nombre del programa y objetivo ocupacional
• Plan de estudios, horas de capacitación y calendario
• Componentes en aula, en línea, de laboratorio y clínicos
• Matrícula, cuotas, materiales y otros costos obligatorios
• Requisitos de admisión y finalización
• Credencial o trayectoria laboral
• Autorizaciones escolares y de programas aplicables
• Información disponible sobre finalización, credenciales y empleo

Confirme qué documentos exige la persona que revisa su solicitud. Verifique que la solicitud coincida con su catálogo, contrato de inscripción, plan de estudios y presupuesto.

Consejo de preparación de MCP: Si no hay datos históricos disponibles, pregunte cómo debe responder un proveedor nuevo. Mantenga las proyecciones separadas de los resultados reales de los estudiantes.

Haga que su modelo de capacitación sea fácil de entender

Su solicitud debe explicar cómo avanzan los estudiantes a lo largo del programa.

Para un programa híbrido de salud, describe cómo se conecta el aprendizaje en línea con la enseñanza presencial, las prácticas de laboratorio y las experiencias clínicas supervisadas. Indica dónde se imparte la enseñanza, quién supervisa a los estudiantes y cómo se evalúa su competencia.

En un programa de oficios, explique la instrucción práctica, el acceso a equipos, la capacitación en seguridad y la evaluación de habilidades.

Use descripciones claras y mantenga coherencia en las horas. Una persona que no conozca su escuela debería poder entender qué reciben los estudiantes y cómo el programa los prepara para trabajar.

Prepárate para presentar informes antes de que se matriculen los estudiantes

Asigne la responsabilidad de mantener los expedientes y coordinar los informes requeridos.

Establezca un proceso para organizar la información sobre inscripciones, finalizaciones, retiros, credenciales y seguimiento de egresados. Confirme con su contacto de fuerza laboral las métricas, definiciones, métodos de presentación de informes y fechas límite requeridos.

Mantenga un calendario de renovaciones, informes y actualizaciones de programas. Documente cómo recopilará su personal la información y cómo verificará su exactitud.

Esta preparación facilita los informes continuos a medida que crece su escuela.

La aprobación inicial es solo el comienzo

La participación en el ETPL incluye tanto la elegibilidad inicial como la continua.

Las directrices federales establecen un primer año de elegibilidad inicial, seguido de una revisión para mantener la elegibilidad antes de que termine ese año y, posteriormente, al menos cada dos años. Los procedimientos y plazos varían según el estado.

Pregunte qué debe presentar su escuela para conservar la elegibilidad, quién lo recibe y cuál es la fecha límite. Mantenga accesibles los registros de aprobación y las instrucciones para presentar informes para la persona responsable.

Considere la elegibilidad continua como una responsabilidad operativa permanente.

Problemas frecuentes en las solicitudes que conviene evitar

Antes de enviar la solicitud, revise si hay aspectos que puedan dejar preguntas sin respuesta a quienes la evalúen:

• Autorización escolar o del programa sin resolver
• Un objetivo ocupacional poco claro
• Inconsistencias en la matrícula, las tarifas o las horas
• Falta de documentación del empleador cuando se requiere
• Información incompleta del programa
• Afirmaciones sin fundamento sobre credenciales o empleo
• Proyecciones de estudiantes presentadas como resultados reales
• Sin responsabilidad asignada para la presentación de informes

Use la lista de verificación vigente del evaluador para la revisión final. Guarde una copia de todo lo presentado y lleve un registro de las solicitudes de información adicional.

¿La aprobación para el ETPL garantiza estudiantes o financiamiento?

No. La elegibilidad del programa y la del estudiante se determinan por separado.

El estudiante aún debe completar la evaluación requerida y obtener la autorización de financiamiento. Por ejemplo, las directrices publicadas de Wisconsin describen la evaluación y la planificación profesional como parte del proceso para determinar la elegibilidad para los servicios de capacitación.

Antes de anunciar opciones de financiamiento, confirme cómo funcionan la elegibilidad de los estudiantes, los límites de matrícula, la autorización de pago y la facturación en su área de fuerza laboral.

Una vez que su programa figure en el registro, presente su escuela a los contactos pertinentes del sector laboral. Prepare un resumen conciso del programa que incluya el horario, los costos, los requisitos de admisión y el empleo al que aspiran sus estudiantes.

¿Es ETPL la única vía de financiamiento para capacitación laboral?

No. La participación en la ETPL es especialmente pertinente para la capacitación financiada mediante cuentas individuales de capacitación.

Otros acuerdos de WIOA —incluidos ciertos contratos de capacitación en el puesto de trabajo, capacitación para empleados actuales y capacitación personalizada— tienen reglas distintas y quizá no requieran figurar en la ETPL.

Por eso, su estrategia de financiamiento debe comenzar con las personas a quienes desea capacitar, el programa que ofrece y el mecanismo de financiamiento que mejor se adapte a esa situación.

Cómo puede ayudar MCP a preparar su escuela

Medical Curriculum Partners ayuda a los propietarios de escuelas nuevas y existentes a integrar los planes de estudio, la documentación y la planificación de la apertura.

Según sus necesidades, el apoyo puede incluir:

• Estudios de viabilidad escolar
• Presupuestos y proyecciones personalizados
• Paquetes de planes de estudio y recursos para instructores
• Documentación administrativa y estudiantil
• Configuración de la plataforma de aprendizaje para estudiantes
• Servicios de licencia estatal para escuelas
• Preparación de solicitudes de financiación para programas de empleo

Quizá necesite ayuda para desarrollar un programa nuevo, organizar los documentos de una escuela existente o detectar carencias antes de presentar la solicitud. Empiece con una evaluación clara de la situación de su escuela.