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Financiación OJT e IWT: ayuda para pagar la contratación y capacitación de tu personal

Guía de MCP para consultorios de salud, empresas de oficios especializados y escuelas que exploran opciones de financiamiento para la capacitación de empleados.

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Contratar personal implica más que cubrir un puesto. Un nuevo empleado necesita instrucción, supervisión y tiempo para ser productivo. Los empleados actuales también necesitan capacitación cuando cambian los equipos, la tecnología y las responsabilidades laborales.

Dos programas de financiamiento para la fuerza laboral pueden ayudar a los empleadores elegibles a gestionar esos costos: On-the-Job Training, o OJT, e Incumbent Worker Training, o IWT.

Antes de comprometerse con su próximo gasto en capacitación, averigüe si alguno de estos programas se ajusta a su situación.

Capacitación en el puesto de trabajo: apoyo para formar a sus empleados

OJT ofrece capacitación ocupacional en virtud de un contrato con un empleador. Suele ayudar a nuevas contrataciones elegibles que necesitan adquirir habilidades adicionales para desempeñar sus funciones, aunque algunos trabajadores ya empleados también pueden reunir los requisitos.

Por lo general, las normas federales permiten reembolsar hasta el 50% del salario del participante durante el período de capacitación aprobado. En determinadas condiciones, la tasa puede llegar al 75%.

La duración de la capacitación depende de los requisitos del puesto y de las habilidades y la experiencia que ya tenga el participante. Es un período definido para desarrollar competencia, no un subsidio salarial continuo.

Para un consultorio dental, un consultorio médico o un empleador del sector de oficios, la pregunta práctica es: ¿Este empleado necesita un plan de capacitación estructurado que la junta de desarrollo laboral pueda aprobar?

Prepare una descripción del puesto, identifique las habilidades que debe aprender el empleado y explique cómo las enseñará y evaluará.

Cómo podría ser el reembolso por capacitación en el puesto de trabajo

Considere este ejemplo hipotético:

Este ejemplo ilustra el cálculo; no garantiza que se otorgue ese monto. Su acuerdo real determina las horas elegibles, la tasa de reembolso, los límites de pago y la documentación requerida.

Pregunte cómo y cuándo se pagan los reembolsos para poder planificar el flujo de caja. Mantenga suficiente capital de trabajo para cubrir la nómina mientras sigue el proceso de pago establecido en el contrato.

Capacitación para empleados actuales: apoyo para su equipo

IWT se centra en los empleados que ya trabajan en tu empresa. Su objetivo es fortalecer la competitividad de la fuerza laboral, retener a los empleados cualificados o ayudar a evitar despidos.

Por lo general, los trabajadores deben tener al menos seis meses de historial laboral con el empleador. Las normas federales contemplan una excepción para grupos cuando la mayoría de los empleados del grupo de capacitación cumple ese requisito. Confirme localmente las reglas de elegibilidad aplicables.

Como ejercicio de planificación, identifique dónde su equipo actual necesita reforzar sus competencias. Las propuestas podrían incluir nuevas tecnologías, manejo de equipos, responsabilidades laborales de mayor nivel o capacitación vinculada al ascenso de los empleados.

Explique la necesidad del negocio y los beneficios para los empleados. Antes de comprar un curso o programar la capacitación, consulte con su contacto de la fuerza laboral si la formación propuesta cumple los requisitos.

¿Cuánto debe aportar el empleador?

IWT exige que los empleadores compartan el costo de la capacitación. Las contribuciones mínimas federales dependen del tamaño del empleador:

50 empleados o menos: 10%

De 51 a 100 empleados: 25 %

Más de 100 empleados: 50%

Las aportaciones de los empleadores pueden incluir dinero en efectivo o contribuciones en especie con un valor razonablemente determinado. Los salarios pagados mientras los empleados asisten a la capacitación pueden contabilizarse como parte de la contribución requerida, conforme a las normas y la documentación aplicables.

Pregunte al evaluador cómo debe calcularse y documentarse su aportación. Una contribución mínima del empleador no garantiza automáticamente la financiación del saldo restante.

Prepare un plan de capacitación antes de presentar la solicitud

Empiece por describir claramente el problema que resolverá su capacitación.

Para un nuevo empleado, identifica la diferencia entre sus habilidades actuales y los requisitos del puesto. Para los empleados actuales, explica qué está cambiando y qué habilidades necesitan para seguir desempeñándose eficazmente.

Un expediente de preparación útil incluye:

Por ejemplo, «capacitar al personal en el uso de equipos nuevos» es un punto de partida. Un plan más sólido identifica los equipos, las tareas, la instrucción y el método para demostrar el dominio.

Esta preparación también le ayuda a comparar las opciones de formación y hacer preguntas más específicas sobre el financiamiento.

Comuníquese con la junta de desarrollo laboral antes de iniciar la capacitación

La junta local de desarrollo laboral o el equipo de servicios empresariales del American Job Center son un punto de partida práctico.

Consulte si hay fondos disponibles para OJT o IWT, quién gestiona las solicitudes y qué aprobaciones deben completarse antes de contratar, capacitar o gastar.

No dé por sentado que se reembolsarán los gastos de capacitación anteriores. Confirme con su contacto la secuencia requerida y